Szeretnéd hatékonyan használni a HR mutatószámokat, de különféle okokból tartasz tőle – vagy épp fogalmad sincs, hogyan kéne nekikezdeni? Rengeteg hasznos információt, tippet, gyakorlati példát és konkrét útmutatást hoztam neked ebben a cikkben, amiket akkor is tudsz használni, ha nem áll rendelkezésre megfelelő büdzsé, vagy épp időhiánnyal küzdesz.
A számok cáfolhatatlan „nyelvén” keresztül könnyebben érheted el, hogy a vezetők megértsék, ha valamin változtatni szeretnél, más részlegek pedig együttműködőbben álljanak a HR-es munkádhoz.
Ebben a cikkben lépésről lépésre építem fel, hogyan láss neki a HR mutatószámok alkalmazásának, illetve hogyan lesz valóban hasznos és hatékony ez a folyamat a számodra.
A célom, hogy te is tudd alkalmazni ezt az eszközt a munkádban, és minél könnyebben érd el vele a kitűzött céljaidat.
Nézzük akkor meg, hogy milyen lépések állnak előtted!
1. Hozz tudatos döntést: állj határozottan az elképzelésed mellé, hogy innentől kezdve mutatószámokra alapozod a munkádat!
Ez a legfontosabb: döntsd el fejben, hogy innentől használsz mutatószámokat a munkádban! Ha itt vagy, és olvasod ezt a cikket, akkor biztos, hogy már felmerült benned ez a téma, és az is, hogy miként tehetnéd ezt meg hatékonyan?
Ahogy az életben sok minden, igazából ez is döntés kérdése, hogy elköteleződsz-e mellette. Az, hogy megéri-e, nem kérdés, hiszen a megfelelő mérőszámok követése sok tekintetben segíti a mindennapi munkádat.
Az első és legfontosabb:
A számok közös nyelvet jelentenek a vezetőkkel.
Mivel képes leszel olyan „jelekkel” kommunikálni velük, amit ők is megértenek, a munka nemcsak hatékonyabbá, hanem könnyebbé is válik majd. Ráadásul ezzel azt is könnyedén kivívod, hogy egyenrangú partnerként bánjanak veled a meetingeken.
A mutatószámok használatával ezen felül jobb döntéseket is fogsz hozni. Segítségükkel tisztábban és objektíven látod majd a HR-működés esetleges hibáit, és könnyebben tudsz ezeken javítani is.
Mutatószámokkal olyan kaliberű helyzeteket is könnyedén tudsz kezelni, mint amikor mellébeszél vagy homokba dugja a fejét a menedzsment a fluktuációt illetően.
Mondok egy példát. Vegyük az egyik legismertebb HR problémát, a fluktuációt. Sok cégnél van ez ügyben mellébeszélés vagy lapítás a vezetők részéről. Ez alatt azt értem, hogy nem ismerik el a problémát, vagy elismerik ugyan, de homokba dugják a fejüket, amikor azt mondod, hogy ezzel a problémával most már kellene valamit kezdeni.
Ha elkezded rendszeresen mérni a fluktuációt, majd számszerűen be is mutatod a vezetőnek, onnantól kezdve nem képezi vita tárgyát a téma. Minden probléma jól látszik majd a számokból, és megindulhat a tervezés, hogy lehet-e, illetve hogyan és mivel lenne érdemes többet tenni a munkavállalók megtartásáért.
Neked csak annyi a dolgod, hogy kitartóan prezentálod a számokat, és ezzel felhívod a figyelmet a problémára.
A fluktuációs mutató egyébként akkor is fontos, ha nincsenek meetingjeid a menedzsmenttel. HR-esként ugyanis tisztában kell lenned a fluktuáció mértékével, figyelned és elemezned kell a trendet, tudnod kell azt, hogy mikor van szükség cselekvésre. Ez pedig kizárólag a számokon keresztül lehetséges.
Szeretnéd, ha szavaid értékesek lennének a vezetők számára? A Business HR Masterclass képzésemből megtanulhatod, hogyan beszélj egy nyelvet velük!
A fentiek a HR minden alterületén igazak, legyen szó olyan tipikus problémákról, mint
- a képzések hatékonyságának mérése,
- toborzási hatékonyság növelése,
- elégedettség mérés,
- és bármi egyéb, ami hozzájárul a HR célok teljesítéséhez.
A HR mérőszámok használata tehát fontos a vezetőkkel való kommunikációban, de saját magad számára is. HR-esként gyakran vannak megérzéseink, hogy mit lenne érdemes tenni, és ezek a megérzések hasznosak is lehetnek. De kizárólag ezekre nem alapozhatsz! A jó döntésekhez mindig is szükséged lesz tényekre, amit a számok közvetítenek.
2. Keresd meg a neked leghasznosabb HR mutatószámokat!
Miután eldöntötted, hogy mutatószámokat használsz, célzottan azokat a mutatókat kell megkeresned, amelyek a te HR-működésed szempontjából a leghasznosabbak!
Erre azért szánj időt és energiát, mert hiába mérsz valamit, ha a kapott információval nem tudsz kezdeni semmit.
A legtöbbet használt és unalomig ismételt mutatók legtöbbször nem azok, amelyekre szükséged van!
Az első példám erre a fluktuáció számítása. Megkérdőjelezhetetlen, hogy a fluktuáció mérése alapvető. De még egy ilyen egyszerű mutatószámot is tudsz többféleképpen mérni, és az sem mindegy, mennyire ásol benne mélyre.
Tehát még ezen a mutatószámon is végezhetsz finomhangolásokat, attól függően, hogy mire vagy kíváncsi, merre akarod fejleszteni a céget.
Egy korábbi cikkemben leírtam, hogy hányféleképpen mérheted a fluktuációt, ha szervezetfejlesztéshez akarsz hasznos információkat. A fluktuáció számítási módszerekről itt olvashatsz.
Egy másik példa a céges képzések hatékonyságának mérése. A megszokott mutatószám itt az éves képzési napok vagy órák száma. De ha belegondolsz, ennél hasznosabb mutatók is léteznek! A mennyiségi mértékből ugyanis mindössze annyi derül ki, hogy mennyi időt töltöttek nem munkával a dolgozók. Sokkal izgalmasabb viszont a képzések valódi hatékonyságának mérése, inkább ezt tanuld meg!
Gyakran mért terület a teljesítményértékelések mennyisége is. Ám ezt megint csak azért számoljuk meg, hogy legyen mit riportolni a felsővezetésnek. Az elkészült értékelőlapok száma valójában lényegtelen.
Riportolhatjuk, hogy a munkavállalók 100%-ának van kitöltött éves teljesítményértékelése, de ettől még minden munkavállalónk lehet demotivált, céltalan és elégedetlen.
A teljesítményértékelés célja nem az, hogy bonyolult kompetencia rendszerekkel és értékelő skálákkal teletűzdelt űrlapot töltögessenek ki a vezetők évente az embereikre. A folyamat lényege a fejlesztés és a motiválás, a vezető és csapattag közti őszinte beszélgetés és kapcsolódás által. Erről pont nem adnak képet az olyan mutatók, mint az adott évben kitöltött értékelő lapok száma.
Ahelyett, hogy azt néznéd, ami a HR-ben megszokott és jellemző, áss mindig egy szinttel mélyebbre, és ahhoz keress mutatószámokat, ami valóban lényeges!
3. Ha nincs büdzséd vagy időd komolyabb mérésekre, használd ezt a tippet!
Amikor HR-esekkel beszélgetek, gyakran jön elő az a probléma, hogy nincs költségkeret vagy idő a HR folyamatok korrekt mérésére.
Ezt meg tudom érteni, én is dolgoztam olyan cégnél, ahol mindent magunknak kellett megoldani, mert esélyünk se volt, hogy külsős céget bízzunk meg az elégedettség felméréssel. A jó hír, hogy a sok pénzt felemésztő tanácsadó cégek megbízása helyett már választhatsz te is ingyenes eszközöket!
Sokszor fel sem merül bennünk, hogy HR-esként mennyi adat, információ, tudás áll rendelkezésünkre ingyen is!
Vegyük például a munkavállalói elégedettséget, amit komoly összegekért fel tudsz méretni tanácsadó cégekkel is. Ők strukturált rendszerben gyártják le a riportokat, majd prezentálják a vezetőség felé az eredményeket. Megvan ennek a haszna és értelme, de ha nincs rá keret, akkor sincs veszve semmi!
Te is tudsz elégedettségi mutatószámokat produkálni, ráadásul úgy, hogy nem költesz egyetlen Forintot sem. Ehhez elég összeállítanod egy néhány pontos kérdőívet egy erre alkalmas, ingyenes platformon (pl. Google forms), majd kiküldeni a kollégáknak. A végeredmény nem lesz olyan csillogó és strukturált, mintha erre specializálódott cég készítette volna, de a kapott információ elegendő lesz a munkádhoz. Fel tudod használni, és nem került semmibe.
A mutatószámok használatakor pedig lehetsz kreatív is! Ebben a korábbi videómban arról beszélek, hogy egy minden cégnél rendelkezésre álló, egyszerű mutatóból hogyan juthatsz komoly következtetésekre a vállalati kultúrátokról.
A pénzhiány mellett az időhiány szokott lenni a leggyakoribb probléma, amiért nem használunk HR mutatószámokat. Te is gondolhatod, hogy már van elég dolgod, nem tetőzöd ezeket még mérésekkel is. Mert tény, hogy ez is idő, ugyanakkor ne tekintsd megoldhatatlan problémának!
Vannak olyan mutatók, amelyeknek a rendszeres mérésére rá kell állni. Viszont bizonyos méréseket tudsz, illetve érdemes is inkább időszakosan végezni!
Amikor például a toborzás vagy kiválasztás gyorsaságát szeretnéd mérni, akkor nem biztos, hogy az ATS-ed (Applicant Tracking System) könnyen kiadja az ehhez szükséges adatokat.
Én korábban kettő komolyabb ATS-t is használtam, de egyikből sem lehetett gyorsan kinyerni ehhez szükséges adatokat. Például, hogy egy vezető mennyi idő alatt jelez vissza egy CV-re, vagy, hogy menni idő telik el a munkaerőigény jelzése és az új belépő tényleges munkába állása közt.
Ha szeretnéd javítani ezeket a területeket, akkor fontos, hogy mérd ezeket a mutatókat is. Viszont állandó jelleggel Excel táblában vezetgetni a dátumokat nem éri meg. Azonban azt meg tudod tenni, hogy 1-2 hónapon át vezeted az Excel táblát, majd a következtetések levonását követően abbahagyod a mérést. Időszakosan terhel csak ez a feladat, azonban aktuális és hiteles eredményt kapsz, ami alapján változásokat javasolhatsz.
Ezeket a méréseket aztán később megismételheted, hogy lássátok, a változások beváltották-e a hozzájuk fűzött reményeket. De ekkor sem kell a manuális mérés terhét állandóra magadra venni, elég csak megint 1-2 hónapot alapul venni.
A HR mutatószámok használata első ránézésre pénz és időigényes lehet, de mindig vannak kiskapuk és kerülőutak, találd meg ezeket!
4. Nem elég, ha megvannak a számok: tudd őket prezentálni is!
Fontos, hogy a vezetőség felé be tudd mutatni a kapott számokat. Erre jelenleg két lehetőséged van: Hagyományos, brutális Excel-táblák, vagy könnyen átlátható, egyoldalas Dashboardok.
Az Excel táblák kapcsán van egy vicces élményem, talán már veled is előfordult hasonló. 🙂 Egy nagy multinál dolgoztam, amikor egy toborzási riportot heti rendszerességgel el kellett küldenem a főnököm, meg az ő főnöke számára is. A többedik Excel után olyan érzésem támadt, hogy ezt biztosan nem nézi meg egyikőjük sem, így az egyik héten direkt-véletlenül „elfelejtettem” átküldeni. Senki nem szólt semmit. Aztán a következő héten sem küldtem, ugyanúgy semmi számonkérés! Végül megbeszéltem a főnökömmel, hogy ezt a riportot nem kell többé küldenem, de ha nem vagyok elég éber, heti szinten tovább töltögettem volna feleslegesen…
Az Excel táblák valószínűleg gyakran jutnak erre a sorsra, hiába küzd vele egy HR-es. Csak megnyitják, és anélkül, hogy bármiféle következtetést vonnának le belőle, gyorsan be is zárják.
Szerencsére van alternatíva, amivel valódi hatást érhetsz el. Ha vezetői meetingen kell prezentálnod és meg kell győznöd a döntéshozókat, akkor Excel táblák helyett használj Dashboardokat! (Jelentése: irányítópult, műszerfal.)
De mik is ezek a Dasboardok?
A Dashboardok olyan adat-vizualizációs eszközök, amelyekkel a legfontosabb célok megvalósulását követheted nyomon. Míg egy riport adatokat tartalmaz, a Dashboard alapján az adatok értelmezése és elemzése is lehetséges. Sőt, annak meghatározása is, hogy hol tart a menedzsment és a HR a kitűzött céljaihoz képest.
A Dashboard legfontosabb előnyei:
- Vizuális, mivel grafikonokat tartalmaz;
- Tematikus, mert egy konkrét üzleti célt és folyamatot ábrázol
- Célorientált, kitűnik belőle, hogy hol tartunk a célunkhoz képest;
- Fókuszált, mert a legfontosabb kulcsmutatók szerepelnek rajta;
- Egyoldalas, ami kényelmessé teszi a feldolgozást;
- Döntéstámogató, a menedzsmentet segíti a HR-t érintő fontos döntések meghozásában.
Ezen a példaábrán pontosan láthatod mindezt:
A HR Mutatószámok workshopon összeállíthatod a saját Dashboardodat!
5. Légy következetes a mérésben! Vizsgáld időnként felül, hogy tényleg azt méred-e, amit kell.
Nem elég egyszer kitalálni, aztán elengedni egy mérést. Időnként szükséges ránézned, hogy kell-e valami új szempontot behozni, valami mást is mérni, esetleg lehetséges vagy érdemes-e egy mérést elhagyni.
Bizonyos mutatószámok mérését soha nem fogod abbahagyni, ilyenek például a létszám vagy a fluktuáció. Ezek olyan dolgok, amik hozzátartoznak egy üzleti gondolkodású HR-es alap mutatószám készletéhez.
Azonban amikor változik a HR stratégia, módosulnak a célok és a fókuszok, akkor bejöhetnek új mutatószámok. Ha például bekerül a stratégiába a hatékonyabb toborzás, a jelöltélmény javítása, akkor esélyes, hogy a korábbiak mellé új mérőszámokat vezetsz be.
Időnként tehát elkerülhetetlen a mutatószám rendszered újragondolása. De ez valahol természetes, hiszen így alkalmazkodsz a változó üzleti igényekhez és piaci környezethez.
Ha szeretnéd a HR-es munkádat mutatószámokra alapozni, akkor kövesd a fenti lépéseket. Egyáltalán nem bonyolult, tudatos hozzáállásra és a HR mutatószámok magabiztos ismeretére viszont lesz szükséged.
A számokban való gondolkodást lépésekben is bevezetheted, tehát elindulhatsz egy-két mérőszámmal is. De nyugodtan ugorhatsz rögtön nagyobbat azzal, hogy átfogóan, egyszerre több HR területen is elkezded a mérést. Mindegy, milyen tempó mellett teszed le a voksod, a lényeg, hogy mérj! Ezzel ugyanis mindenki nyer: te, a vezetés és a munkavállalók is.
Szeretnél a segítségemmel elindulni a HR mutatószámok bevezetésében? Egy üzletiesebb és stratégiaibb HR-t vinni, amit a vezetők is elismernek és ahol téged is egyenrangú partnernek tekintenek? Akkor csatlakozz a következő Business HR Masterclass képzésemhez, ahol 10 héten át ezeken a célokon fogunk közösen dolgozni!