HR teendők koronavírus helyzetben: 7 dolog, amire mindenképp gondolj!

Az emberek különbözőképpen reagálnak a koronavírus terjedésére. Van, aki elbagatellizálja, van, aki pánikol. Egy biztos, a cégeknek illetve HR-eseknek valahogyan reagálniuk kell a helyzetre. 

Azt gondolom, hogy HR szempontól nem az a fontos, hogy mit mutatnak az adatok, hanem az, hogy milyen a közhangulat. Gondolhatjuk ugyanis azt, hogy de hát nincs is sok megbetegedés itthon (ez ugye relatív, és nyilván változni fog), ráérünk még ezzel később is foglalkozni.

De a munkavállalók jelentős részét már most intenzíven foglalkoztatja a helyzet, és nem mindegy, hogy mit látnak a munkahelyen: a cégvezetés és a HR kommunikál, kézben tartja amit lehet, vagy épp homokba dugja a fejét és semmit nem tesz?

Ilyen estekben a legrosszabb a csend, ezért ha még nem tettük, fontos, hogy elkezdjünk kommunikálni, és végiggondoljuk a lehetséges szcenáriókat és kezelésüket. Ebben a cikkben ehhez adok segítséget.

1. Otthoni munkavégzés

Az első és legfontosabb, ami a dolgozókat foglalkoztathatja, hogy a cégnél lesz-e lehetőség otthonról dolgozni. Sokan félnek ugyanis attól, hogy a munkahelyen vagy utazás közben kapják el a koronavírust, ezért ha ti még nem vezettétek be, akkor erre mindenképp készüljetek. Egyre nagyobb lesz az irodai dolgozók felől a nyomás, ugyanakkor a home office bevezetéséhez normális esetben idő kell.

Két hete hallottam egy cégről, ahol hirtelen home office-ba küldték az embereket, aztán pár nap alatt szétcsúszott a cég működése. Tehát amire figyelni kell: egyáltalán mely munkakörökben lehetséges a home office, mi a munkajogi szabályozás (itt leginkább a home office és a távmunka közti különbséget értsétek meg), kell egy belső szabályzat, távmunka esetén egyéb dokumentumok. Az IT háttérnek, az IT biztonságnak is működnie kell, és a legjobb, ha a vezetőket és a kollégákat fejben is fel tudjátok a home office-ra készíteni.

Ha eddig még nem volt bevezetve a home office, akkor arra is kell gondolni, hogy vajon minden kollégának van-e otthon megfelelő számítógépe és elég erős internete az otthoni munkához.

Amennyiben úgy alakul a helyzet, hogy a cég nem tudja biztosítani az egészséges és biztonságos munkavégzés feltételeit, kötelezővé is teheti az otthoni munkavégzést. Ha az otthoni munkavégzés nem megoldható, akkor szabadságra küldés vagy állásidő fizetése lehet megoldás.

2. Kommunikáció

Az, hogy egy cég hogyan kommunikál, vagy nem kommunikál a munkatársainak a koronavírusról, maradandó élmény lesz a munkavállalók számára. Ha megnézed a globális munkavállalói elégedettség felméréseket, akkor a TOP 3 terület egyike, amiben szinte minden vállalatnak fejlődnie kell, az a belső kommunikáció.

Krízishelyzetekben a kommunikáció fontos, vagyis azon a területen kellene most villantania a cégeknek, amiben általában nem brillíroznak.

Találjátok ki, hogy kitől jönnek a kommunikációk? Ki lesz ennek a felelőse? A HR vezető? A CEO? Kommunikációs manager? A válasz kb. mindegy, de legyen valaki, ehhez lehet kötni a témát. A kommunikáció pedig legyen rendszeresen és tényszerű, nem szabad hallgatni, kezdjetek el kommunikálni!

Arra pedig fel kell készülni, hogy a kollégáktól egyre több egészségügyi, munkajogi és munkavédelmi kérdést tehetnek fel a HR-eseknek. Ezért érdemes már most pár alapvető (és néhány furcsa/buta) kérdés megválaszolására felkészülni.

3. Utazások korlátozása (külföld és belföld)

A home office mellett a másik nagy kérdés az lesz, hogy a céges utakat fogjátok-e korlátozni, ha ezt még nem tettétek meg. Ez eddig elsősorban a külföldi utakra vonatkozott, de a magyar betegek megjelenésével hamarosan időszerű lesz belföldi utakra vonatkozóan is. Így érdemes ezzel kapcsolatban is kialakítani az álláspontotokat. Mi lesz az a pont, amikor még utazhatnak a kollégák, lesz-e olyan, amikor a cég azt mondja, hogy “ha veszélyesnek tartod, akkor ne utazz”, vagy a cég egyszerűen befagyasztja az utazásokat.

Van, ahol a személyes találkozókat online megbeszélésekkel helyettesítik, ennek IT hátterére is fel kell készülni. Ha ennek még nincs kiépítve a technikai háttere, érdemes már most végiggondolni, hogy IT szempontból milyen szoftvereket tudtok használni erre a célra.

4. Egészségmegóvó tanácsok, intézkedések

Azon túl, hogy megírjátok a kollégáknak, hogy a cég milyen intézkedéseket hoz (ha hoz) a témában, körbe küldhettek praktikus információkat is. Például arról, hogy honnan lehet a fertőzöttek számáról hitelt érdemlően tájékozódni, vagy hogy hogyan kell helyesen kezet mosni. Ez utóbbi banálisnak tűnhet, de minél több praktikus infót osztasz meg, annál inkább az lesz az érzése a munkatársaknak, hogy a cég törődik velük, és korrekten foglalkoztok a helyzettel.

Az is hasznos lehet, ha orvosi ajánlásokat osztotok meg arról, hogy milyen vitaminokat érdemes szedni az immunrendszer erősítésére. Ha van rá büdzsé, akár be is lehet ruházni céges vitaminok beszerzésére. Megpróbálhattok kézfertőtlenítőket is beszerezni, igaz, a források felkutatása időigényes. Mindenesetre, ha a cégnél kézfertőtlenítőt vehet valaki magához, akkor az egy csomó ember komfortérzetén javíthat. (Nem osztogatnám mindenkinek, hanem csak azt mondanám, hogy aki szeretne, az foghat egyet és vihet magának.)

5. Üzleti folytonossági terv és helyettesítések

Amikor HR mutatószámok tréninget tartok, akkor a legtöbben mindig akkor kapnak a fejükhöz, amikor az üzleti folytonossági és helyettesítési tervről beszélek. Azt szoktam kérdezni, hogy hány kulcspozícióban lévő embernek van helyettese arra az esetre, ha vele valami történne? Mondjuk elüti a villamos, vagy ráesik egy cserép a fejére? Most ez a kérdés így hangozna:

Hány olyan kulcs ember van a cégnél, aki, ha kiesne a munkából, NEM tudnátok őt helyettesíteni?

Azonosítsátok be a kulcspozíciókat, és gondoljátok végig a helyettesítést! Ki tudna beugorni ha kell, és mi kell ahhoz, hogy ez problémamentesen megtörténjen? Tehát ne csak a helyettes neve legyen meg, hanem az is, hogy neki mit kell csinálnia és hogyan fér hozzá adatokhoz, információkhoz (jelszavak, szoftver hozzáférések stb.), amik a munka átvételéhez kellenek? Az üzletmenet folytonosságát is beszéljétek át, mi kellene hozzá, ha megváltoznának a körülmények?

6. Döntéshozás

Azt is gondoljátok végig, hogy ki és milyen döntések meghozatalára jogosult a helyzet kapcsán? Egy kis szervezetben ez nem biztos, hogy problémát okoz, de egy nagyobb cégnél már okozhat fennakadásokat. Például ki és hogyan dönti el, ha szükséges, hogy az emberek inkább home office-ban dolgozzanak? A CEO? A HR vezető? Mennyi egy ilyen döntés átfutási ideje? Vagy egy minden munkavállalónak szóló emailt ki, hány ember hagy jóvá?

Minél inkább centralizált a döntéshozás, annál hosszabb a reakcióidő. És ez óriási veszteségeket okozhat a cég imidzsének, hiszen ha történik valami, akkor a munkavállalók azonnali reakciót és állásfoglalást várnak. Érdemes egy mini csapatot létrehozni (HR, vezetők, IT, jog) és felhatalmazni őket a döntéshozatalra. A cél, hogy ha szükséges, akkor egy intézkedés a lehető leggyorsabban megszülessen és életbe lépjen.

7. Toborzás-kiválasztás, munkaerő felvétel

Külföldi toborzók szakmai Facebook csoportokban már jelezték, hogy egyre több keresési megbízást felfüggesztenek a cégek, az interjúk már nem személyesen, hanem online történnek. A külföldi kollégák felvétele, a relocation folyamat is egyre többször van már befagyasztva. Ezzel kapcsolatban is érdemes tervezni: ti milyen intézkedéseket hoztok meg szükség esetén, és ezt mikor, hogyan kommunikáljátok az érintettekkel?

Akár már a helyi állásinterjúk kapcsán is érdemes elgondolkodni. Hisz azok a pályázók, akik most meg vannak ijedve, talán már most sem mennek szívesen állásinterjúra. Félhetnek a HR-essel vagy interjúztatóval való egy légtérben tartózkodástól, vagy akár a kézfogástól, de az is feszélyezhet valakit, ha tömegközlekedéssel kell utazni. Emiatt pedig akár olyan hangulatban is érkezhet valaki hozzátok, hogy nem is biztos, hogy a legjobbat tudja kihozni magából.

Ha szeretnél még jobban felkészülni a HR-re váró idei feladatokra, akkor mindenképp olvasd el a 2021-es HR trendekről szóló cikkemet is!

>> HR trendek 2021 – Az 5 legfontosabb trend, ami HR-esként téged is érinteni fog

Mi az, amire érdemes még gondolni? Ha van ötleted, javaslatod, tapasztalatod, oszd meg kommentben, hogy tanulhassunk belőle!