Nyakunkon az ősz, ami vállalati közegben egyet jelent az év végi hajrá beindulásával.
Na jó, lehet hogy augusztus végeztével még nem mindenhol pörögnek fel az események. De HR-esként én legtöbbször azt éreztem, hogy iszonyatosan kevés idő telik el az iskolakezdés, és aközött, hogy a céges karácsonyi party programján elkezdünk kattogni.
Hogy könnyedén megtervezd az év hátralévő részét, most hoztam 6 fontos lépést. Ezeket mindenképp gondold végig, hogy bírd a strapát év végéig. Ne fogyjon el a lendületed, és sikerüljön véghez vinni mindent, amit szeretnél a munkában.
1. Visszatekintés
Az ősz mindig egy új időszak kezdetét jelenti, új időszakokba pedig tiszta lappal érdemes belépni. Ez azt jelenti, hogy nem cipelünk magunkkal semmi terhet a múltból, megállunk, és értékeljük az előző időszakot. Ha még nem tettétek, vonjátok le ti is a közelmúlt tanulságait!
Reflektáljatok a napi működésre, kitűzött célok elérésére, és persze a pandémia kezelésére, hatásaira is. Az ilyen visszatekintő-kiértékelő alkalmak fontosságáról már sokat írtam, főleg azért, mert a legtöbb cégnél ez a fajta tanulás még nem épült be a működésbe.
Nem épült be a vállalati kultúrába, hogy időnként megálljunk, és reflektáljunk magunkra. Leginkább csak daráljuk a teendőket, tekerjük a mókuskereket. Ha pedig valami váratlan vagy szokatlan jön szembe, akkor azt legyűrjük ugyan, de utána szépen visszatérünk a megszokott rohanásba. Anélkül, hogy tudatosítanánk:
Mit csináltunk jól?
Mi az, amit elbaltáztunk?
Mi az, amit tanultunk és elhatároztuk, hogy legközelebb másként csináljuk?
Krízishelyzetből, home office bevezetésből, toborzási és egyéb kihívásokból akadt bőven az elmúlt időben. Oké, hogy megoldottátok őket, de tanultatok is belőle szervezeti szinten?
Ha így még nem néztetek vissza, az előttünk álló 1-2 hétben még megtehetitek, utána már másfelé fog vinni mindenkit a lendület. Ha még nem csináltatok ilyet, javasolja a HR, hogy legyen!
2. Negyedik hullám scenáriók
A következő lépés: legyen forgatókönyvetek a negyedik hullámra! Nem tudjuk, hogy ez mekkora és milyen lesz, de azért várhatóan könnyebb, mint az eddigiek. Mégis, végig kell gondolni a lehetséges helyzeteket:
Mi történik, ha lesznek korlátozások?
Mi történik, ha újra home schooling lesz?
Mi történik, ha a kollégák közül valaki elkapja az új variánst? És ha többen?
Mit tesztek azért, hogy biztonságosak legyenek a munkakörülmények?
Honnan fogják tudni a kollégák, hogy az egészségük fontos a vállalat számára?
Gondoljátok végig az esetleges forgatókönyveket, intézkedéseket, még akkor is, ha most még nem tudjuk, mekkora eséllyel kell majd elővenni őket.
A pandémia egyik nagy tanulsága, hogy váratlan és kritikus események bármikor beüthetnek. Ezekre egyenként nem tudunk felkészülni, de ki tudunk alakítani magunkban, a cégben egy készséget arra, hogy kezeljük a váratlant. Hogy ha beüt valami, akkor gyorsan és hatékonyan tudjuk reagálni. Időben meg tudjuk hozni a fontos döntéseket, a vezetők és a HR ugyanazon értékek és prioritások mentén gondolkodjon.
Ne legyen rá szükség, de ha még nem tettétek, készítsétek el a negyedik hullámos forgatókönyveket.
3. Szokásos HR feladatok
Az év vége mindig intenzív időszak a HR-ben. Ezért tervezd meg, időzítsd be a jól megszokott feladatokat is. Így ha bármilyen extra helyzet üt be, azonnal átlátod a teendőidet, könnyebben tudsz átütemezni, változtatni a prioritásokon. Én nagyon sokáig fejben tartottam számon a feladataimat, egészen addig, amíg rájöttem, hogy tudatos tervezéssel, feladatlistákkal nemcsak hatékonyabb vagyok, de a stressz-szintem is csökken.
A Sage globális tanulmánya szerint egyébként a HR-esek munkaterhe az utóbbi időben jelentősen nőtt, többnyire a járványhelyzetből fakadó extra teendők miatt. Nincs kizárva, hogy az előttünk álló időszak is hoz meglepetéseket, ezért lásd át már most a fix tennivalókat. Főleg az ilyenkor szokásos nagyobb projekteket időzítsd be:
szoftver bevezetés, folyamatok átalakítása, digitalizálás, év végi céges események, jövő évi létszámterv, képzési terv, HR büdzsé, év végi teljesítményértékelés stb.
Fontos, hogy ne csak a teendőket gondold végig, hanem a szükséges erőforrásokat is.
Lesz elég? Fogod bírni?
Ha úgy érzed, hogy nem, keress megoldást. Találd ki, hogyan lesz kevesebb munkád, vagy több erőforrásod. Ne vállald túl magad, inkább vezess be pár egyszerűsítést a folyamataidban, vágj a teendőlistádon, automatizálj, vegyél fel új kollégát, vagy delegálj pár régóta rajtad maradt, de valójában nem hozzád tartozó feladatot másnak.
Tervezz, lásd a feladataidat, és arányosítsd hozzájuk az erőforrásaidat!
4. Céges programok
Az év végi céges események tervezése ismét nehéz feladat lesz, mert úgy tűnik, hogy ezeket idén sem tudjuk rutinból lebonyolítani. Már most fel kell tenni a kérdéseket:
Mi lesz a Karácsonyi ünnepséggel?
Lesz ajándékozás? Ha igen hogyan?
Mi lesz a Mikulással?
Halloween-ra készülünk valamivel?
Hogyan teremtűnk őszi / téli / év végi hangulatot?
Mi lesz a csapatépítőkkel, lesznek-e nagyobb összejövetelek, évértékelők, All Staff Meeting-ek, Town Hall-ok? Olyan események, ahol a cégvezetés kiáll a csapat elé, eredményekről számol be, célokat kommunikál, dicsér, motivál, energiát ad.
Tavaly ezek sok helyen elmaradtak, vagy online verzióban futottak. Most úgy tűnik, hogy újra kell online alternatívákban is gondolkodni. A járványügyi hírek folyamatos figyelése mellett érdemes a csapat hangulatát, hozzáállást is monitorozni. Lehetséges, hogy központi korlátozások nem lesznek, ugyanakkor a kollégák egy része mégsem venne részt szívesen személyes jelenlétet igénylő rendezvényen.
Egy biztos: ha offline rendezvényben gondolkodtok, figyeljetek a helyszín bérleti és catering szerződések lemondási feltételeire. kötbérmentes lemondási határidőkre.
5. HR stratégia finomhangolása
Az ősz kezdetével aktuális a HR stratégia frissítése is. Nézzetek rá, hol tartotok a megvalósítással? Mi az, ami már megvan, és mik azok a célok, amiknek a megvalósítása még idén hátra van?
Ha nincs kimondott HR stratégiátok, akkor is vegyétek számba a fő prioritásokat. Mik azok a fontos feladatok és projektek, amikre a legtöbb időt és energiát szántátok az elmúlt időszakban?
Miután értékeltétek a haladást, azt is nézzétek meg, hogy kell-e frissíteni a fő célokon, prioritásokon! A HR munka nem önmagában és önmagáért van, hanem azért, hogy támogassa a céget, javítsa az össz-teljesítményt. Ezért fontos, hogy a vállalati célokkal és a változó környezettel is összhangban maradjatok. Két kérdést tegyetek fel magatoknak:
Változtak a vállalat üzleti céljai az utóbbi időszakban?
Ha igen, akkor nézzétek meg, hogy a HR ehhez igazodott-e? Amibe a legtöbb energiát fektetitek, előre viszi-e, támogatja-e a céget abban, hogy sikeresebb legyen?
A HR munkája és módszerei tükrözik-e a munkaerő piac követelményeit?
A szakemberhiány, az álláskeresési szokások változása, az emberek új igényei és prioritásai, a kompetenciahiány mind mind olyan változás, amire sürgősen, és rendszer szinten kell választ találni a HR osztályoknak, cégeknek.
Vessetek egy pillantást tehát az összképre is: jó irányba, jó célok felé, jó módszerekkel halad a HR?
6. Feltöltődési terv és rutinok
Sokat beszélünk arról, hogy a pandémia milyen sokat kivett az emberekből lelkileg. Erre az év hátralévő részében is gondolni kell, vagyis meg kell tervezni a feltöltődést, pihenést is. Céges szinten, HR csapat szintjén, és úgy is, hogy Te mint HR-es és ember, hogyan fogod bírni.
Hogyan maradsz motivált, lelkes?
Honnan lesz energiád?
Hogyan fogod élvezni a munkádat?
Mert oké, hogy itt volt a nyár, de ez nem jelenti azt, hogy mindenki 100%-ban kisimult és kicsattan az energiától. Van, aki tudott nyaralni, van aki nem. Van aki tudott feltöltődni, van aki nem. Van aki várja a szeptembert, más meg csak cipeli tovább az elmúlt időszakban felhalmozott szorongást. Amire hamarosan rárakódhat a negyedik hullám, a hideg és nyirkos idő, hogy rövidebbek a nappalok, stb.
A szorongás, a kiégés sok embernél jelen van, akkor is, ha nem beszélnek róla. Ezért ne csak a szorosan vett HR szakmai feladatokat tervezd meg, hanem azt is, hogy hogyan fogtok pihenni, feltöltődni az év hátralévő részében.
A megoldásba vond be a vezetőket is, és persze legyen terv arra is, hogy ők hogyan menedzselik majd az energiájukat az év végi hajrában.
Gondold végig ezeket a lépéseket, hogy nyugodtan és szervezetten vágj bele az őszbe! Ha pedig van olyan teendő, amit szerinted érdemes felvenni a listára, írd meg kommentben!